Oppiva tiedonpoiminta

Edistyksellisissä organisaatioissa hyödynnetään oppivaa tiedonpoimintaa, jolla automatisoidaan älykkäästi kaikenlaisen tiedon, myös dokumenttien ja sähköpostiviestien jäsentämättömän datan, hankinta, tulkinta ja integrointi koko organisaatiossa. Kognitiivisessa dokumentaationanalysoinnissa hyödynnetään älykästä optista merkintunnistusta (OCR) ja poimitaan dataa eri kanavien (myös mobiililaitteiden) kautta tulleista dokumenteista. Sen avulla käyttäjät voivat nopeasti ja tarkasti käsitellä mitä tahansa dokumentteja, joilla on jotain merkitystä liiketoiminnan kannalta.

Organisaatiot voivat tehostaa oppivaa tiedonpoimintaa ohjelmistorobotiikalla ja muilla älytoiminnoilla, kuten prosessien hallinnalla, analytiikalla, tietoliikenneyhteyksillä ja sähköisellä allekirjoituksella, joita voidaan käyttää samalla yhtenäisellä älykkään automaation alustalla. Asiakkaat voivat käyttää hyväkseen koko yrityksen kattavaa työnkulkua, joka hallitsee kaikkia dokumenttien ja datan tallennustehtäviä ja optimoi ne. Näin toimintakustannukset pienenevät ja asiakasosallistuminen paranee.

Derobialla on tietoa ja kokemusta prosessi-intensiivisten CDA-ratkaisujen toteuttamisesta. Organisaatiot haluavat tehostaa asiakirjojen käsittely​​prosesseja automatisoimalla niihin sisältyvien asiakirjojen ja tietojen hankkimisen, ymmärtämisen ja integroinnin liiketoimintaan. Oppiva tiedonpoiminta (Cognitive Document Automation, CDA) käyttää tekoälyä tämän toteuttamiseksi.

CDA:n älykkyys

CDA käsittää kolme prosessivaihetta: Kerää, ymmärrä ja integroi. CDA voi kerätä asiakirjoja ja sähköistä tietoa useista lähteistä; poimia, yhdistää ja muuntaa nämä tiedot; ja toimittaa muunnetut tiedot sitä vaativiin järjestelmiin ja prosesseihin.

Kerää

Tämä vaihe sisältää asiakirjojen hankkimisen tavallisista kanavista, formaateista ja laitteista, mukaan lukien sähköposti-, faksi-, kansio-, PDF- ja Office-tiedostot, verkkosivustojen lataukset, monitoimilaitteet, skannerit ja mobiililaitteet. Asiakkaat odottavat, että asiakirjojen lähetysprosessi on riittävän älykäs, jotta eri kanavia voidaan käyttää samaan aikaan – tarvitsematta erilaisia ohjeita, lähettää uutta tietoa tai aloittaa alusta. Mobiilisovelluksissa ja poimintatoiminnolla varustetuissa verkkosovelluksissa tulisi olla sulautettujen asiakirjojen poimintatoiminnot, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen poiminnan ja tietojen näyttämisen sekä käyttäjien kyvyn korjata tietoja ennen lähettämistä.

Ymmärrä

Kun asiakirja on poimittu, CDA vastaa seuraaviin kysymyksiin: mistä tämä asiakirja tai sähköpostiosoite on? Mitä tietoja se sisältää? Mitä asiakirjalle ja tiedolle pitäisi tehdä? Tämä vaihe sisältää asiakirjojen ja dokumenttien tietojen kognitiivisen muuntamisen älykkääksi, liiketoiminnassa käytettäväksi sisällöksi, jota prosessit ja järjestelmät vaativat.

Integroi

Integrointivaiheessa CDA yhdistyy loppupään prosesseihin tai tietuejärjestelmiin joko konfiguroitujen järjestelmäkohtaisten rajapintojen tai API- tai standardipohjaisten rajapintojen kautta. CDA voi myös hyödyntää RPA-ohjelmistorobotteja integroituakseen järjestelmiin, joissa näitä rajapintoja ei ole saatavana. Tässä tapauksessa RPA käyttää sisäänrakennettuja integrointiominaisuuksia, jotka helposti vaihtavat tietoja lähde- ja kohdejärjestelmien välillä, ilman tarvetta sovellusrajapinnoille.

Nämä CDA:n ominaisuudet ovat must-have

• Hajautettu asiakirjapoiminta (kentällä ja aluetoimistoissa)
• Monikanavainen poiminta (mobiili, sähköposti, verkko, faksi, skanneri, tiedostokansiot ja integroidut monitoimilaitteet
• Postien poiminta (useilta osastoilta) täysin kattavaksi digitaaliseksi postihuoneeksi
• Automaattinen asiakirjaluokittelu minkä tahansa tyyppisille asiakirjoille
• Automaattinen poiminta erille isommasta asiakirjamäärästä
• Tietojen poimiminen kaikentyyppisistä lomakkeista ja kaikentyyppisistä kentistä, jäsennellyistä lomakkeista vapaarakenteisiin asiakirjoihin
• Intuitiivinen ja helppokäyttöinen tietojen validointi, joka tukee validointisääntöjä ja tietokantojen datan vertaamista
• Asiakirjojen ja tietojen koneoppiminen sekä käyttäjän syötteistä oppiminen järjestelmän kouluttamiseksi
• Sähköpostien ja muun rakenteettoman sisällön kielenkäsittely
• Asiakirjojen ja tietojen vienti ja integrointi tietojärjestelmiin ilman integrointikoodia (hyödyntää usein RPA:ta)
• Integrointi RPA:n ja BPM/DCM:n kanssa

 

Menestyksen mittaaminen

CDA-hankkeen tavoitteena on toteuttaa parempi läpinäkyvyys, alhaisemmat kustannukset, nopeammat prosessit, vähemmän virheitä ja parempi asiakkaan sitoutuminen tuleviin hyötyihin. Tämä voidaan määrittää tarkastelemalla:

• OCR-tarkkuus
• Käyttäjän tehokkuus
• Käyttäjän tuottavuus

 

Tehokkaasti konfiguroituna CDA-ratkaisut tuottavat houkuttelevan ROI:n ja takaisinmaksuajan, joka saavutetaan usein 6–18 kuukauden kuluessa järjestelmän käyttöönotosta.