Case huoltopalveluyritys

Lähtökohta

Huoltopalveluita tarjoavalla yrityksellä oli haasteena varaosien ostolaskujen kohdentaminen niihin liittyviin työmääräyksiin sekä myyntilaskuihin. Asentajat eivät tukussa asioidessaan ilmoittaneet laskutukseen työmääräyksen tunnusta, jonka vuoksi näitä jouduttiin selvittelemään käsityönä jälkikäteen. Kävi ilmi, että tarvittujen tunnusten selvittämiseen vaadittiin puhelinsoitto yrityksen tukipalveluihin ja tämä vei asentajilta liikaa aikaa. Tämän seurauksena oli syntynyt epävirallisia käytäntöjä prosessin kiertämiseksi.

Lisäksi haasteena oli yhdistää varaosien ostolaskut asiakkaille lähettäviin myyntilaskuihin, sillä molemmat tehtiin eri järjestelmästä, eivätkä nämä keskustelleet tältä osin keskenään.

Ratkaisu

Aluksi pohdittiin ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä ostolaskujen ja työmääräysten kohdentamiseen, mutta koska kävi ilmi, että ongelman juurisyy piili muualla, päätettiin toimia toisin. Rakensimme Kofaxin Intelligent Automation Platformin avulla mobiilikäyttöliittymän, jolla asentajat pystyivät selvittämään työmääräyksen tunnuksen hetkessä. Lisäksi helpotettiin toimistotyötä ottamalla käyttöön ohjelmistorobotti, joka kohdensi automaattisesti ostolaskut työmääräyksiin.

Ongelma myyntilaskujen liitteiden kanssa selvitettiin siten, että ohjelmistorobotti nouti automaattisesti ostolaskut kerran vuorokaudessa ja tallensi ne omiin kansioihinsa. Myyntilaskujen kokoaminen helpottui, kun yksi työvaihe kyettiin poistamaan.

Hyödyt

  • Helpotettiin tukussa asiointia ja korjattiin prosessissa ollut virhe
  • Poistettiin aikaa vieviä työvaiheita kokonaan: Työmääräyksiä käsiteltiin 1000 päivässä ja 30 % niistä vaati selvitystä, joka vei 5 minuuttia ylimääräistä aikaa. Poistamalla tämä säästettiin 25h päivässä ja yhteensä 3 henkilötyövuotta
  • Tehtiin työntekijöiden arjesta sujuvampaa ja mielekkäämpää

 

Kaikilla palvelualoilla asiakaskokemus ja sen parantaminen on prioriteetti, eivätkä huoltopalvelut ole tästä poikkeus. Asiakkaat toivovat tulevansa palvelluiksi joustavasti ja nopeasti. He haluavat, että palvelupyyntöjä kyetään toimittamaan heille parhaiten sopivalla tavalla ja että niihin reagoidaan nopeasti.  

Tämän lisäksi huoltopalveluita koskettaa usein erilaiset back-office -haasteet, esim. laskutukseen liittyenDokumentteja joudutaan noutamaan sekä yhdistelemään eri paikoista, joka aiheuttaa usein käsin tehtävää työtä ja epäselviä prosesseja. 

Älykkään automaation avulla kyetään tarjoamaan laskutus- ja loppuasiakkaille sujuvaa sekä läpinäkyvää kokonaisuutta, joka alkaa joustavasta tiketöinnistä, jatkuu nopealla palvelulla ja päättyy läpinäkyvään laskutukseen. Samalla älykkään automaation avulla kyetään avaamaan back-officen solmukohtia, helpottamaan työntekijöiden elämää sekä luomaan liiketoiminnan kannalta tehokkaimmat prosessit. 

Älykkään automaation avulla tarjoamme keinot tehdä huoltopalveluyrityksen toiminnasta entistä suoraviivaisempaa, tehokkaampaa ja asiakaslähtöisempää.