Kaksi esimerkkiä kuinka voit nostaa yrityksesi automaatioastetta

Jokainen RPA:n kanssa työskentelevä on joutunut tuskailemaan datan määrämuotoisuuden kanssa. Roboteilla voidaan käytännössä automatisoida vain pieni osa yrityksen käsityötä vaativista prosesseista, koska vain 20-30 % prosessien tarvitsemasta datasta on määrämuotoista. Automaation lisääminen on siis tarkoittanut vanhojen tietojärjestelmien korvaamista uusilla tai asiakkaiden toimintatapojen muuttamista.

Kofax Intelligent Automation -teknologia on kehitetty nimenomaan ymmärtämään ja tulkkaamaan tätä prosessien tarvitsemaa tietoa. Teknologian kyvykkyydestä kertoo jo sekin, että vuonna 2019 reilu 30 % kaikista tiedonpoimintaratkaisuista perustui Kofax-tuotteisiin.

Kesällä 2020 Kofax julkaisi valmiit integraatiot yleisimmin käytössä oleviin ohjelmistorobotiikkatuotteisiin, joiden avulla automaatiota voidaan vihdoinkin ulottaa järkevällä kustannuksella yhä useampaan käyttötapaukseen.

Tarkastellaanpa tilannetta kahden esimerkin kautta.

Asiakas A

Asiakkaamme saa kaikki laskunsa sähköisinä sanomina suoraan laskutusjärjestelmään. Tiliöinnin automatisointi perustuu laskuilta löytyvään viitetietoon ja on toteutettu suoraan laskutusjärjestelmän säännöillä. Kuitenkin usein – noin puolessa tapauksista – viitetieto onkin xml-sanoman väärässä kentässä, jolloin automatiikka ei toimi ja laskut siirtyvät manuaalikäsittelyyn. Asiakas on tehnyt tähän robotin, joka etsisi oikean tiedon sanomaan sisältyvästä pdf:stä, mutta tämä vaatii että robotille opetetaan kaikkien toimittajien käyttämät laskupohjat. Toinen haaste on, että mikäli robotti kohtaa ongelman laskun käsittelyssä, se ei pysty siirtämään työtä ihmiselle, mikä tekee työnohjauksesta entistäkin haastavampaa.

Kofax TotalAgility (KTA) -järjestelmän käyttöönoton jälkeen asiakkaan robotti välittää epäselvät tapaukset Kofaxin työnkulkuun. KTA:lle riittää, että järjestelmään opetetaan tieto siitä, millaista tietoa laskuilta pitää hakea. Tämän jälkeen useiden eri tekoälyalgoritmien avulla kone hakee oikean tiedon saapuvista asiakirjoista.

Mikäli KTA ei tästä huolimatta löydä laskulta oikeaa tietoa esim. puuttuvan tiedon takia, poikkeustapaukset ohjataan järjestelmässä automaattisesti ihmisen työjonoon. Tällöin käyttäjät saavat tästä ilmoituksen sähköpostiinsa työnohjauksen helpottamiseksi. Valmiit laskut KTA palauttaa takaisin robotille, joka suorittaa tiliöinnin loppuun.

Asiakas B

Asiakkaamme on toteuttanut automatisointia roboteilla jo pitkään. Robottien käyttökohteet on valittu sen mukaan, missä data on määrämuotoista ja näin myös robotoitavaa. Tämä on tuonut mukanaan ongelman, jossa liiketoiminnan tarpeet eivät enää kohtaakaan tietojärjestelmien reunaehtoja eli automaatioasteen nosto on jäänyt puutteelliseksi. Kofax KTA:n avulla on voitu murtaa näitä pullonkauloja, sillä datan muoto ei ole enää ratkaisevassa asemassa vaan kehitystä voidaan tehdä vihdoin liiketoimintatarpeiden ehdoilla.

Kofax TotalAgility:n avulla tiedon poimintaan ja syöttämiseen liittyviä työvaiheita on saatu karsittua, nopeutettua työnkulkuja ja sen myötä asiakastyytyväisyyttä. Samoin työntekijät kokevat toiminnan olevan entistä mielekkäämpää, kun itsestään selviä asioita ei tarvitse hakata kaksin käsin järjestelmiin.

Olemme jo vuosia tehneet yhteistyötä Kofaxin kanssa, ja laajentaneet osaamistamme nimenomaan Kofax Intelligent Automation -tuotteiden johtavaksi osaajaksi Pohjoismaissa. Mikäli sinulla ja yritykselläsi on edellä mainitun kaltaisia haasteita liiketoiminnan tehostamisessa, Lekabin osaava tiimi on valmiina auttamaan.

Ota yhteyttä!

Mikko Kiurunen
040 832 5770
Mikko.Kiurunen@lekab.com

>>Yhteystiedot